Ausgangslage
Bei der Candrian Catering AG gehen pro Tag 150 bis 200 Lieferantenrechnungen auf dem Postweg ein. Das Personal an der Front und in der Buchhaltung arbeitete jeweils auf Hochtouren, um die vielen Rechnungen am richtigen Ort abzulegen und innerhalb angemessener Frist zu begleichen. Nicht selten verzögerten sich die Zahlungen aber, und Candrian verpasste die Skontofrist.
Von der Einführung eines komplett in Dynamics NAV integrierten Dokumenten-Management-Systems erhoffte sich Candrian, die Mitarbeiter in der Finanzbuchhaltung und an der Front zu entlasten, die Liquidität besser planen zu können sowie die Rechnungen rechtzeitig bezahlen und somit Skonto geltend machen zu können.
Lösungsbeschreibung
Die Lösung besteht aus einer Kombination von Dynamics NAV, der Scanning-Lösung ReadSoft und dem Boss Info Add-on bossdms mit Visierungs-Workflow (Modul bossapproval). Die eingescannten Rechnungen werden automatisch erfasst, validiert, verbucht und elektronisch archiviert. Die extrahierten Informationen werden automatisch in Dynamics NAV eingespeist. Auf die gescannte Originalrechnung kann jederzeit direkt aus Dynamics NAV zugegriffen werden. Dank dem Visierungs-Workflow gelangen die zu visierenden Dokumente zur gegebenen Zeit automatisch an die zuständige Person. So bleibt die Arbeit im Fluss, und es ist jederzeit ersichtlich, welches Dokument bei wem zur Freigabe pendent ist.
Vorteile und Nutzen
Seit der Einführung von bossdms und ReadSoft sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Front und in der Finanzbuchhaltung entlastet. Die eingehenden Rechnungen müssen lediglich eingescannt werden, die weitere Verarbeitung erfolgt automatisch. Dadurch gewinnt Candrian Zeit und Geld, denn verpasste Skonti gehören endgültig der Vergangenheit an. Da die Rechnungen und Verträge systematisch abgelegt werden, ist die Rückverfolgbarkeit jederzeit gewährleistet, und ein Dokumentenverlust ist ausgeschlossen. Neben dem Vieraugenprinzip, das für zusätzliche Sicherheit sorgt, ist auch die ständige mandantenübergreifende Transparenz gewährleistet.
