Ausgangslage
Weltklasse Zürich verwendet seit Jahren verschiedene Software zur Abwicklung ihres Kontakt- und Athleten-Managements. Alle weiteren Bereiche werden mit einer Vielzahl von Excel-Listen abgewickelt.
Die neue Lösung soll die bestehende Software ablösen und alle Event relevanten Prozesse abbilden können. Zudem sind Schnittstellen zum Hotelbuchungssystem, zum Resultatsystem der einzelnen Leichtathletik-Disziplinen und zum elektronischem Banking erforderlich. Der Zugriff auf das System muss über das Internet möglich sein.
Lösungsbeschreibung
Basierend auf Microsoft Dynamics CRM 4.0 wurde eine Eventmanagement-Lösung aufgebaut in der alle am Event beteiligten Unternehmen und Kontakte verwaltet werden können. Zudem ist das Management der Sponsoren- und Athletenverträge, der Leichtathletik-Disziplinen, Gäste, Helfer und Medien ebenso möglich wie Hospitality, Ticketing, Übernachtungs- und Reisedatenverwaltung, Rechnungsstellung usw. Die Schnittstellen zu Bankensystemen, All.Athletics.com oder Swiss Timing erlauben einen realtime Datenaustausch. Umfangreiche Listen und Berichte stehen für Planung und Kontrolle zur Verfügung.
Vorteile und Nutzen
Anwender arbeiten – möglich durch die Outlook-Integration von MS CRM – innerhalb eines Systems. Felder werden, soweit sinnvoll und möglich, automatisch gefüllt und validiert, wodurch eine schnellere und qualitativ bessere Datenpflege möglich ist.
Der EventManager ist für Medien, Broadcaster und Fans komplett über "realtime" Schnittstellen ins CMS integriert, was die Prozesse für alle Anwendergruppen optimiert.
Die SwissTiming Schnittstelle erleichtert die Preisgeldermittlung und (mehrwährungsfähige) Abrechnung mit den Athleten/Managern nach dem Meeting. Rechnungen können auf BESR-konformen Formularen ausgedruckt werden.
Kontingentberichte (Zimmer, Parkplätze) helfen Überbuchungen zu vermeiden. Mailings, Lieferscheine und Rechnungen, die direkt aus dem System erstellt werden können, runden das Gesamtkonzept ab.
ROI Kennzahlen
Harmonisierung der Prozesse. Steigerung Servicequalität/geschwindigkeit. Einheitliches Verwalten aller Daten. Vermeidung von redundanten Informationen. Datenzugriff via Internet. Aufbau auf Standard-Software. Schnittstellen zu weiteren Systemen.