«Mit dem EventManager können wir alle am Event beteiligten Personen und Unternehmen - wie Sponsoren, Athleten, Medien, Gäste oder Helfer – zentral verwalten. Sponsoren- und Athletenverträge können ebenso gemanagt werden wie Hospitality oder Ticketing.» Christoph Joho, Head of Marketing & Communications


Weltklasse Zürich

Das Meeting Weltklasse Zürich gilt als weltweit renommiertester Eintagesanlass in der Leichtathletik. Ab 2010 ist Weltklasse Zürich gleichzeitig auch Austragungsort des Finals der neue geschaffenen Diamond League, der höchsten Serie von Eintages-Meetings. Weltklasse Zürich gehört zu den Top Events of Switzerland. Sportbegeisterte und Fachleute nennen Weltklasse Zürich auch die „Olympischen Spiele an einem Abend".

Branche

Event Management - Sport - Leichtathletik

Land

Schweiz

Unternehmensgrösse

Anzahl Mitarbeitende: 8
Anzahl Standorte: eine Niederlassung
Anzahl der User: 6

Website

http://www.weltklassezuerich.ch

Produkte, Lösungen und Dienste


Microsoft Dynamics

  • Microsoft Dynamics CRM 4.0

Server und Tools

  • Exchange Server 2003

Desktop

  • Office 2003
  • Office 2007

Windows Client

  • Windows XP

Informationen zur Lösung


Vorgänger Produkt

Wettbewerber beim Verkauf

Dauer der Implementierung

  • 6 Monate

Zentrales Tool für alle Prozesse


Ausgangslage

Weltklasse Zürich verwendet seit Jahren verschiedene Software zur Abwicklung ihres Kontakt- und Athleten-Managements. Alle weiteren Bereiche werden mit einer Vielzahl von Excel-Listen abgewickelt.
Die neue Lösung soll die bestehende Software ablösen und alle Event relevanten Prozesse abbilden können. Zudem sind Schnittstellen zum Hotelbuchungssystem, zum Resultatsystem der einzelnen Leichtathletik-Disziplinen und zum elektronischem Banking erforderlich. Der Zugriff auf das System muss über das Internet möglich sein.

Lösungsbeschreibung

Basierend auf Microsoft Dynamics CRM 4.0 wurde eine Eventmanagement-Lösung aufgebaut in der alle am Event beteiligten Unternehmen und Kontakte verwaltet werden können. Zudem ist das Management der Sponsoren- und Athletenverträge, der Leichtathletik-Disziplinen, Gäste, Helfer und Medien ebenso möglich wie Hospitality, Ticketing, Übernachtungs- und Reisedatenverwaltung, Rechnungsstellung usw. Die Schnittstellen zu Bankensystemen, All.Athletics.com oder Swiss Timing erlauben einen realtime Datenaustausch. Umfangreiche Listen und Berichte stehen für Planung und Kontrolle zur Verfügung.

Vorteile und Nutzen

Anwender arbeiten – möglich durch die Outlook-Integration von MS CRM – innerhalb eines Systems. Felder werden, soweit sinnvoll und möglich, automatisch gefüllt und validiert, wodurch eine schnellere und qualitativ bessere Datenpflege möglich ist.
Der EventManager ist für Medien, Broadcaster und Fans komplett über "realtime" Schnittstellen ins CMS integriert, was die Prozesse für alle Anwendergruppen optimiert.
Die SwissTiming Schnittstelle erleichtert die Preisgeldermittlung und (mehrwährungsfähige) Abrechnung mit den Athleten/Managern nach dem Meeting. Rechnungen können auf BESR-konformen Formularen ausgedruckt werden.
Kontingentberichte (Zimmer, Parkplätze) helfen Überbuchungen zu vermeiden. Mailings, Lieferscheine und Rechnungen, die direkt aus dem System erstellt werden können, runden das Gesamtkonzept ab.

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ROI Kennzahlen

Harmonisierung der Prozesse. Steigerung Servicequalität/geschwindigkeit. Einheitliches Verwalten aller Daten. Vermeidung von redundanten Informationen. Datenzugriff via Internet. Aufbau auf Standard-Software. Schnittstellen zu weiteren Systemen.

Axcentro Solutions GmbH


Das Axcentro-Team mit ausgewiesenen Branchenkennern und CRM-, .NET- und CMS-Spezialisten in Hamburg, der Schweiz und in Indien erarbeitet neuartige, ausgereifte Customer Relationship Management-Lösungen, inklusive CMS Anbindung und der Integration von Social Communities. Axcentro verbindet erfolgreich fundiertes Branchen Know-how und langjährige Erfahrung in der öffentlichen Hand, der Organisation von Veranstaltungen und in Unternehmen aus unterschiedlichen Wirtschaftszweigen mit Innovation und modernster Technologie.

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