Ausgangslage
Der Kanton Luzern unterstützt die energetische Gebäudeerneuerung und den Bau von Solaranlagen für Warmwasser seit 2007. Dieses Förderprogramm ist zugeschnitten auf die Erneuerung von Wohnbauten. Zudem werden Beratungen zu unterschwelligen Themen wie Geräten, Benutzerverhalten, Mobilität, Technik und anderen angeboten. Die bisher eingesetzte Lösung der Fallbearbeitung mit Microsoft Excel funktioniert an sich sehr gut, hat sich aber aufgrund der nicht erwarteten Fallzahlen hinsichtlich des Bearbeitungsaufwandes als nicht optimal erwiesen.
Lösungsbeschreibung
Die bestehende manuelle Bearbeitung mit Excel wurde in eine moderne Architektur auf Basis von Microsoft Dynamics CRM für den Beratungsprozess und Microsoft Office SharePoint Server 2007 für den Förderprozess überführt.
Diese Teilung macht Sinn, da die Teilprozesse Beratung und Förderung sowohl inhaltlich als auch personell klar getrennt sind. Beide Lösungen basieren jeweils auf Web-Technologien. Dies kommt der örtlichen Verteilung der Bearbeiter der Verfahren entgegen. Die beiden Lösungen arbeiten eng zusammen. So werden z.B. SharePoint-Dokumentenbibliotheken direkt im CRM-Lösungsteil eingebunden.
Vorteile und Nutzen
Telefon-, E-mail- und Postkorrespondenz werden auf ein Minimum reduziert und Medienbrüche werden vermieden. Die Akteure arbeiten Hand in Hand, ohne sich mühsam mündlich absprechen zu müssen. Dank der Fristenüberwachung durch ein übersichtliches Ampelsystem werden alle Aufgaben termingerecht erledigt und keine Anträge vergessen. Damit wird die durchschnittliche Bearbeitungszeit verkürzt. Die Senkung des administrativen Aufwands und der Verwaltungskosten pro Antrag erlaubt der Dienststelle, einen grösstmöglichen Anteil des Budgets effektiv zur Erreichung der Nachhaltigkeitsziele einzusetzen.